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Règlements

  1. Tous les organisateurs d'événements ayant une place d'affaires au Québec et dont le ou les événements se déroulent au Québec sont admissibles au concours Les Vivats. Tous les événements, peu importe leur taille, leur budget et leur type sont admissibles aux Vivats.
     
  2. Les fournisseurs et lieux hôtes d'événements ayant une place d'affaires au Québec sont, pour leur part, admissibles dans les catégories Fournisseur et Lieu d’accueil. De même, peu importe le chiffre d'affaires, le nombre d'employés, la nature de leurs produits et services, les fournisseurs sont admissibles aux Vivats.
     
  3. Les Vivats peuvent refuser toute candidature qui ne respecte pas ces conditions en informant par écrit les candidats concernés.
     
  4. Seuls les événements ayant eu lieu entre le 1er janvier 2012 et le 31 décembre 2012 seront considérés.
     
  5. Les candidats peuvent choisir de participer à un maximum de 3 catégories, incluant le Grand Vivat, pour un même événement. Le prix du public s’ajoute aux 3 catégories sélectionnées par les organisateurs d’événements. Donc un maximum de 4 catégories au total.
     
  6. Pour déposer une candidature, un formulaire en ligne doit être complété. Les candidatures déposées sous une autre forme ne seront pas considérées. Vous pouvez joindre à votre dossier un maximum de trois pièces complémentaires (deux photos et une annexe, à envoyer en format électronique).
     
  7. Seules les candidatures complètes reçues avant le vendredi 25 janvier 2013, 17 h seront considérées.
     
  8. Un jury indépendant par catégorie, composé de spécialistes, se réunira pour délibérer et choisir les gagnants. Les membres des six jurys devront se soumettre au code d'éthique des Vivats. Les participants retenus comme finalistes seront informés par écrit.
     
  9. Tous les candidats aux prix Les Vivats seront automatiquement inscrits à la catégorie Prix du public (sauf indication contraire de la part du candidat). Dès que la candidature est reçue (entre le 5 novembre 2012 et le 25 janvier 2013), un texte rédigé par le candidat sera déposé sur le compte Facebook du Conseil québécois des événements écoresponsables. Le public pourra voter en cliquant J'aime pour les textes qui lui semblent les plus significatifs. Le candidat ayant reçu le plus de mention J'aime sur ce même compte Facebook le 1er avril 2013 sera désigné gagnant du prix du public.
     
  10. L'analyse des dossiers se fait à l'aide de grilles basées sur les critères de sélection suivants : pratiques exemplaires, caractère novateur des mesures responsables, mesures responsables transférables, niveau de difficulté rencontré, impacts mesurables sur l'environnement, la société et l'économie.
     
  11. Le nom des organisations finalistes sera également mentionné, entre autres, sur lesvivats.com et la page Facebook du Conseil québécois des événements écoresponsables.
     
  12. Les prix seront remis lors du gala Les Vivats en avril 2013. Un représentant de chacune des organisations finalistes devra participer à la soirée. Tous les gagnants recevront le trophée Les Vivats. Les organisations gagnantes qui ne pourront pas être sur place lors de la remise de prix se verront remettre leur prix par courrier postal dans la semaine suivant le Gala.
     
  13. Le matériel envoyé dans le cadre d'une candidature aux Vivats demeure la propriété du Conseil québécois des événements écoresponsables et du Réseau des femmes en environnement. Les textes, photos et documents reçus pourront être utilisés dans le cadre des communications entourant Les Vivats (promotion du concours, promotion des lauréats, utilisation dans différents médias - notamment presse écrite, médias sociaux, etc.
     
  14. Les règlements du concours Les Vivats sont disponibles sur le site lesvivats.com et à la demande en version imprimée au secrétariat Les Vivats (438) 936-8081, Conseil québécois des événements écoresponsables.